Esta es la primera de una serie de entradas en las que te vamos a contar todo lo que debes saber para poner tu asesoría online o, por lo menos, para que puedas competir con las mismas reduciendo tus costes, aumentando tus ventas y mejorando el servicio que ofreces a tus clientes.
La asesoría tradicional
Las asesorías y despachos contables ha sido tradicionalmente un sector estable, sin grandes sobresaltos, con un modelo de ingresos recurrentes y una cartera de clientes fiel, entre otras cosas porque suele ser más fácil separarte de tu pareja que de tu contable.
Esta ausencia de amenazas externas ha hecho que el sector evolucione muy poco desde la aparición de Contaplus allá por 1985. Simplemente no lo han necesitado. En este sentido, aunque los contables no sean técnicos, llevan a rajatabla el principio del ingeniero: “Si algo funciona, no lo toques”.
La forma de trabajar básicamente no ha cambiado desde entonces y la evolución ha sido, en general, a cuentagotas y como con mala cara, no por iniciativa propia. Ha sido necesario que sea obligatoria la presentación telemática para llevar internet al 100% de las asesorías y ya hay pocas que utilizan ese instrumento diabólico llamado fax.
El problema es que mientras las asesorías se estancaban a nivel tecnológico, sus clientes han ido creciendo y el volumen de documentos e información a tratar aumentando año a año.
Esta inercia ha hecho que, por un lado aumente el número de horas que deban dedicar a cada cliente y, por otro, que un número importante de asesorías estén desbordadas por las tareas administrativas: grabar datos y presentar impuestos, dejando de lado el asesoramiento fiscal, que es lo que realmente aporta valor a los clientes.
Así, poco a poco, sin la introducción de medios tecnológicos que las aligeren, las tareas administrativas han ido fagocitando la actividad diaria y los recursos de la asesoría, y en la actualidad se ha llegado a una situación muy peligrosa en la que se aporta poco valor añadido al cliente con unos márgenes muy ajustados.
Más de una asesoría estará pensando aquello de “Ojala me hubiera dado cuenta antes. No siempre lo urgente es lo importante…” que cantaba Fito.
La Crisis con Mayúscula
En esta situación de estabilidad, en España nos damos de bruces con una brutal crisis económica y las asesorías, sobre todo las más pequeñas, entran en la regla de los tercios:
- 1/3 de sus clientes han cerrado.
- 1/3 no les pueden pagar.
- 1/3 se mantiene y es con el que sobreviven a duras penas.
Además, los que todavía pueden pagar, están intentando reducir gastos de donde sea y lo que antes era filosofía de nuevo rico, ahora se mira con lupa cualquier gasto, incluyendo el coste de su asesoría.
Sociedades por 75€ – Autónomos por 30€
Y en estas, aparecen las asesorías online, ofreciendo los mismos servicios de perfil administrativo pero con unos precios super agresivos, amenazando con arrebatar el 1/3 que mantiene viva la asesoría.
Asesoría online = Asesoría low-cost
Esta gran diferencia de precios está posicionando las asesorías online como sinónimo de asesorías low-cost, añadiéndole una percepción de baja calidad que es uno de los factores que por ahora están permitiendo a las asesorías tradicionales mantener clientes, aunque no ofrezcan un valor añadido diferenciador.
La cuestión es que un servicio low-cost no es lo mismo que un servicio de mala calidad. Como ocurre siempre, la calidad del servicio depende de los profesionales que haya detrás y en las asesorías online los hay tan malos y tan buenos como en el sector tradicional.
El secreto de las asesorías online
Si tienes una asesoría, la pregunta que te estarás haciendo es ¿cómo consiguen ganar dinero con estos precios? La respuesta es gastando menos y vendiendo más.
Reducción de costes
Las asesorías online pueden ofrecer estos precios porque han conseguido una drástica reducción de costes gracias fundamentalmente a la introducción de tecnología en sus procesos. El siguiente gráfico compara el coste por cliente de una asesoría tradicional, una asesoría online y una asesoría que utiliza Ubyquo.
(*) Gastos relacionados con documentos: Material, toner,
mensajeros, desplazamientos, archivo…
La asesoría online consigue reducir un 45% el coste por cliente actuando sobre dos de los principales gastos: Reduciendo el número de horas que se le dedica a cada cliente y el coste del local.
Las horas se reducen automatizando procesos y externalizando parte del trabajo en el propio cliente. Si quiere pagar menos, debe asumir parte del trabajo, como escanear y clasificar los documentos y/o rellenar hojas de cálculo con los datos necesarios para contabilizar.
Por otro lado, dado que no tienen contacto físico con el cliente, no necesitan un local representativo, ni siquiera tiene por qué estar en una gran ciudad.
Venta cruzada
La otra forma rentabilizar su actividad es vender otros servicios a los clientes. El detalle importante es que la asesoría no tiene porqué ser quién presta el servicio; simplemente actúa como canal de ventas de un tercero a cambio de un revenue, que puede ser recurrente según la naturaleza del servicio.
Las asesorías online aprovechan que la relación con sus clientes se desarrolla a través de su web. Tienen que entrar en la web para cualquier gestión, con lo que nada más fácil que colocar en el escaparate otros servicios que le puedan interesar al cliente para conseguir una venta cruzada, por ejemplo:
- Hacer la web de la empresa, campañas en Google, community manager, etc…
- Formación en idiomas, empresarial…
- Secretaria virtual.
- Suscripciones a servicios en la nube, por ejemplo, facturación online
¿He llegado tarde?
Desde luego que no. A pesar de lo que puede parecer, las asesorías online tienen una serie de problemas que no han resuelto correctamente y que las hace vulnerables; y la buena noticia es que existen herramientas que te permiten ponerte a su altura en tiempo record, sin necesidad de conocimientos técnicos, sin costes iniciales y sin cambiar tu programa contable.
Su talón de Aquiles: La gestión de los documentos
Los documentos son, con muchísima diferencia, los que más horas de trabajo consumen, los que introducen más ineficiencia y los que añaden barreras físicas a los procesos de una asesoría: obligan a mantener una oficina, dificultan el teletrabajo…
Las asesorías online utilizan 3 sistemas para compartir documentos con los clientes:
- Desarrollos propios con un servidor web y FTP, que son los más comunes.
- Discos duros en la nube tipo Dropbox.
- Portales de los fabricantes de programas contables: Portal Asesor de A3, AsesoriaWeb de NCS… que incluyen otras funcionalidades además del intercambio de documentos.
En lo que respecta a los documentos, lo único que aportan estos sistemas es que trasladan al cliente las tareas de escaneado y clasificación, de forma que el asesor recibe PDF ordenados por cliente. Desde luego, es un avance pero, ¿y ahora cómo los contabiliza?
Ninguno estos sistemas ofrece una forma cómoda para contabilizar, con lo que la práctica más habitual es imprimir dichos documentos y contabilizarlos como se ha hecho toda la vida, volviendo a introducir los problemas e ineficiencias que podríamos haber salvado una vez tenemos toda la documentación escaneada y organizada.
¿Cómo sobrevivir a las asesorías online?
Si en estos momentos estás preocupado por el futuro de tu asesoría, ¡enhorabuena!. Saber que tienes un problema es el primer paso para solucionarlo. Ahora, como ocurre ante cualquier cambio del ecosistema, solo tienes dos opciones, adaptarte o desaparecer. Dicho de otra forma, si no puedes con ellos, únete.
Tu asesoría posiblemente no pueda prescindir del local, pero aun así puedes mejorar los costes de una asesoría online, puedes rentabilizar tu cartera vendiendo otros servicios propios o de terceros y te puedes diferenciar ofreciendo servicios de valor añadido, un trato personal y además ¡¡cobrar por ello!!
Paso 1 – Crea tu marca online
Mantén tu asesoría tradicional y crea una nueva marca con la que puedas ofrecer un servicio online para aquellos clientes que prefieran hacer parte del trabajo a cambio de pagar menos.
Tu decides como o cuando informar a tus clientes actuales de la nueva marca, pero debes tenerlo preparado y perfectamente diferenciado, ya que si este tipo de servicio a ellos les cuadra, antes o después te van a dejar sino eres capaz de ofrecerles algo similar.
Paso 2 – Utiliza Ubyquo para compartir documentos con tus clientes
Ubyquo es un sistema de gestión documental desarrollado específicamente para asesorías, se integra con tu programa contable, comparte documentos con tus clientes y no tiene costes iniciales.
Ubyquo gestiona todo el ciclo de vida de los documentos, desde que la introducción y el envío, hasta el archivo, pasando por la contabilización, la integración con los programas contables, el auto-rellenado de los datos y la sincronización automática de los cambios. En resumen, recibes los documentos clasificados y no tienes que imprimirlos para contabilizarlos.
Utilizando Ubyquo, puedes reducir tu coste por cliente en un 65%: elimina el 100% de los gastos relacionados con documentos, facilita el teletrabajo y la externalización de procesos, elimina la necesidad de tener una oficina física y reduce el número de horas que se le debe dedicar a cada cliente; y lo más importante es que funciona con un clic.
Paso 3 – Utiliza Ubyquo para vender otros servicios a tus clientes
Si quieres vender otros servicios a tus clientes y cobrar por ello, no tienes más que activar la opción de “Mostrar tienda pymes”. Cuando tus clientes accedan a Ubyquo para enviarte o para consultar documentos, verán una página con ofertas de productos y servicios escogidos para ellos y que pueden adquirir online (disponible en breve).
Si prefieres que vean tu propia tienda o la página web de tu asesoría, no tienes más que desactivar esta opción e incluir la web que quieres que vean.
¿Es el fin de la asesoría tradicional?
No. Es el fin de aquellas que no aporten valor y no evolucionen. Las asesorías físicas tienen perfecta cabida en la era online, pero no a cualquier precio.
Ya que no pueden prescindir del local, es imprescindible que minimicen sus costes para poder competir y que se diferencien de la oferta online ofreciendo servicios de valor añadido, como un buen asesoramiento financiero y fiscal.
Y tu, ¿estás preparado para cuando tus clientes te digan que se cambian a una asesoría online?
Sigue estos pasos para empezar a utilizar Ubyquo ahora mismo, completamente gratis y sin límite de tiempo y descubre lo fácil que puede ser entrar en el mundo online.
Enlaces:
- Portales: Portal Asesor, AsesoriaWeb
- Servicios venta cruzada: Diseño web, formación idiomas, formación empresarial, secretaria virtual, FacturaGEM facturación online.
- Ubyquo: ¿Qué es Ubyquo?, Paso a paso, Webinar usuarios A3ECO y A3CON
Lista de entradas
Aquí encontrarás un índice con todas las entradas de esta serie.
- Ha llegado la hora de la asesoría online
- ¿Cómo montar una asesoría online?
- ¿Cómo debe ser el programa contable ideal para una asesoría online?
- Los mejores programas contables para asesorías online
- ¿Cómo captar clientes por Internet para tu asesoría?
- El SEO o cómo posicionar nuestra asesoría en los buscadores
- ¿Por qué un blog es imprescindible para tu asesoría?
- El SEM o cómo conseguir visibilidad inmediata en Internet para tu asesoría
Y aquí tienes otras entradas más prácticas:
- ¿Por qué las asesorías imprimen todo lo que les llega? (I) Los 5 motivos
- ¿Por qué las asesorías imprimen todo lo que les llega? (II) Caso práctico para eliminar el papel
- ¿Sabes lo caro que es usar el e-mail en tu asesoría?
- ¿Como sacar un “Mayor de documentos” sin perder la tarde entera?
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