Esta máquina (es una máquina de vapor del siglo XVIII) me la he encontrado durante años en la Escuela de Ingenieros Industriales de Madrid. En la actualidad, representa una forma de pensar y hacer común para cualquiera de nosotros, pero no siempre fue así. Entre finales del s. XVIII y principios del XIX se produce la verdadera revolución industrial, es decir, la capacidad para aumentar el número de productos fabricados en menos tiempo. Vaya, lo que ahora llamamos eficiencia. Algunos se dieron cuenta de que existían tareas repetitivas y manuales, que ni mejoraban ni empeoraban el producto, simplemente transformaban materia prima en producto acabado. Sobre esto, recomiendo un libro clásico La Meta (Eliyahu M. Goldratt y Jeff Cox) en donde, como si fuera un cuento, nos describe la ineficiencias en tareas repetitivas: imaginaos que varias personas quedan un domingo para dar paseo por el monte, por un camino ya trazado, y todas están unidas por una cuerda para no perderse, si uno se detiene o lleva una velocidad inferior al resto, la cadena se ralentiza (ineficiencia). Aparte de que ya nadie se acuerda de estas transformaciones y cambios (supongo que quien mejor se podría acordar son aquellos que ponían barreras a este cambio, pero ya no tienen tiempo de rectificar), lo cierto es que seguimos cometiendo los mismos errores que hace dos siglos.

La ineficiencia del proceso contable

Vuelvo al presente y veo que pasan las mismas cosas que se daban antes de la revolución tecnológica del XVIII y son los mismos tipos de empresas las que se adelantan y consiguen evolucionar y mejorar. En Quantyca llevamos muchos años trabajando y optimizando procesos intensivos en documentos para constructoras, empresas energéticas, compañías de seguridad,… y sobre todo, para el sector de asesorías y despachos. Porque si hay un proceso documental repetitivo, que sigue una lógica matemática (base imponible, % iva,…), que mantiene una lógica semántica (fecha, emisor,…) y que el tipo documental (factura) es común para cualquier empresa o autónomo con actividad comercial ese es el proceso contable. Curiosamente es la contabilidad la tarea con más carga manual, con cuellos de botella cíclicos y repetitivos, menos normalizada (el último día me llegan pilas de facturas en papel, por mail, repetidas, de otros trimestres, juntas en un solo pdf…) y encima, cada proveedor aporta su creatividad para que su factura tenga un aspecto diferente a la de los demás. Si encima se levanta especialmente original, cambia el diseño de un día para otro y que el asesor se apañe. Como contables, nos pasamos el día ordenando, desgrapando, buscando en las carpetas, contestando llamadas de clientes para que le envíes una factura que no encuentra. Realmente, ¿estas tareas aportan valor a mi empresa y me hacen crecer como profesional? Como gerente de la asesoría, me falta tiempo para reunirme con clientes, para asesorarles en fiscalidad o darles una visión profesional de su cuenta de pérdidas y ganancias; porque ese tiempo se lo comen las tareas repetitivas que no aportan valor.

La revolución pendiente en los despachos

Si reformulamos la frase del primer párrafo en contexto contable, esto será lo que se cuente de este periodo dentro de unos años: …existían tareas repetitivas y manuales, que ni mejoraban ni empeoraban el producto, simplemente transformaban materia prima en producto acabado.

• Materia prima: Documentación contable
• Tareas repetitivas: Grabación asientos facturas y bancos, gestión de documentos papel, búsquedas en archivo…
• Producto acabado: Asesoramiento financiero & fiscal

Personalmente todos los días me reúno y hablo con despachos que ya trabajan con nosotros y con otros que nos hacen consultas y reflexiones. Seguro que me equivoco muchas veces, pero en seguida me doy cuenta de quien saldrá adelante: los que ya tienen una estrategia clara, los que han establecido los tiempos para ponerla en marcha (sus tiempos son ya!); y aquellos despachos que se quedarán sin cambiar refugiados en los típicos parámetros y miedos: tengo que seguir bajando precios porque las asesorías online…, es que hasta que mis contables se hagan con esta forma de trabajar… voy a esperar a ver si pasa esto de la crisis… Igualito, igualito que hace muchos años cuando algunos fabricaban en cadena, por piezas y después ensamblaban el producto final (más unidades menos tiempo) y otros seguían fabricando uno a uno y no empezaban con el siguiente hasta haber acabado el anterior.

El riesgo de la no-evolución tecnológica

Evidentemente que la evolución supone un riesgo, pero quedarse quieto lleva implícito un riesgo aún mayor. La siguiente gráfica representa dos asesorías que parten de la misma situación y analizamos decisiones que toman a lo largo del tiempo (eje x) en función del riesgo a desaparecer (eje y):

• La asesoría roja seguirá expuesta al riesgo de competir en los términos tradicionales de bajar precios (no olvidemos que ese cliente que se vino con nosotros por ese magnífico precio que tuvimos que darle, mañana nos dejará), disminuir servicios, etc, hasta que en un punto su área de riesgo será muy elevada (estará expuesta siempre a desaparecer por alteración de parámetros que ya no dependan de su propia gestión).
• En el otro lado, la asesoría verde llega incluso a elevar su área de riesgo en el momento inicial de invertir en tecnología (meses de enero, febrero). Pasado esta etapa (por nuestra experiencia no sobrepasa el mes de aprendizaje), empezará a disminuir costes por eficiencias en procesos, eliminación de costes de papel, archivo, desplazamientos, tareas repetitivas y tiempos muertos y, en paralelo, a aumentar sus posibilidades de competir añadiendo valor y servicios adicionales. Habrá bajado su área de riesgo hasta un punto mínimo, que dependerá, únicamente, de su propia capacidad para captar más clientes, más fieles y de mayor recorrido.

Ha llegado la revolución tecnológica a los despachos

Pues sí. Estamos en un momento de cambio radical de forma de trabajar en los despachos. Tan radical como la introducción de maquinaria en la revolución industrial del siglo XVIII; y la coyuntura económica no está haciendo sino acelerar este proceso. Cada vez más despachos hacen con un clic lo que a otros les cuesta minutos y no es muy difícil adivinar los que van a salir adelante y los que se van a quedar por el camino.