Don´t panic! No, no voy a escribir en contra de la tecnología, sino que quiero reflexionar sobre lo que la tecnología no es capaz de hacer salvo que los propios interesados en optimizar un proceso sepan aportar su conocimiento, experiencia y los problemas que se encuentran en su día a día.

La tecnología no es, ni más ni menos, que una herramienta avanzada que nos ayuda a hacer mejor las cosas, utilizando menos recursos y en menos tiempo, tanto a nivel persona como en el entorno profesional. Vamos a centrarnos del ámbito dónde nos movemos: mejora de procesos de negocio y operativos, dónde el documento es la primera barrera física a franquear.

Tecnología aplicada al manejo de documentos

Ya sabes que hay tecnología que soporta y mejora cualquier proceso documental con la que podrás hacer más rápido y con menos errores tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor a tus clientes. Pero por muy buena que sea una tecnología, la experiencia nos dice que solo triunfará si te resuelve completamente el problema.

Y la razón de la no-adopción es que si resuelve solo el 90%, aunque pueda parecer un gran avance, entramos en dinámicas muy peligrosas con tus usuarios: que si esto lo hacía yo más rápido a mano, etc… y que habitualmente se resuelven manteniendo la forma actual de trabajar, un añito más y tiro porque me toca.

Los detalles marcan la diferencia

Esto es como vivir en Toledo y tener que ir todos los días a trabajar a Madrid. El AVE te resuelve el 90% del trayecto de una forma impecable: cómodo, puntual, rápido, puedes trabajar durante el trayecto, etc… pero si para el 10% restante del trayecto no hay una buena solución y tienes que ir andando a la estación, pues te coges el coche como toda la vida; que sí, que es lento, incómodo, con atascos diarios y muchísimo más caro, pero va de puerta a puerta.

Porque un día, una semana, un mes seguro que coges el AVE. Y si vas tu solo, pues hasta te haces a ello; pero si llevas compañía acostumbrada a que la lleves en el coche y con una o ninguna gana de cambiar, prepárate.

Los detalles en las soluciones tecnológicas

Estos detalles, este 10% que falta para resolver por completo tu problema, es lo que es completamente imposible de conseguir sin tu colaboración. Porque por muy bueno que sea el producto, los desarrolladores, los arquitectos o el jefe de proyecto – y desde luego, los nuestros lo son – o tu me cuentas tu problema con pelos y señales o te va a tocar ir andando al AVE.

Para mí, este es uno de los principales motivos por los que la gestión documental es algo que ha pasado completamente de largo en los despachos en concreto y en las pymes por extensión: son soluciones que no entran en el detalle.

La falta de detalles en primera persona

Si. Hace años, nosotros también pasamos por nuestra etapa con menos detalles que el salpicadero de un Seat Panda: Las primeras versiones de Ubyquo cubrían la mayoría de la problemática del despacho y para resolverlas se realizó un enorme esfuerzo en desarrollar toda la tecnología que lo hacía posible.

Los detalles los dejamos aparcados, posiblemente por que no suponían un reto tecnológico diferencial; la verdad que en ese momento los consideramos como un rizar el rizo. Era como si, después de cruzar a nado el Estrecho, te piden que sonrias y te coloques bien el gorrito para salir bien en la foto.

Tuvo que venir la cruda realidad del mercado la que nos convenció a collejas de que es imprescindible ese pasito de más: que el mercado no compra avances tecnológicos; el mercado compra soluciones completas.

Detalles que complican (complicaban) la vida a los despachos

Estos son algunos ejemplos de la problemática del día a día en un despacho que nos habéis trasladado, que hemos ido incorporando de forma gradual y que, gracias a eso, nos han permitido pasar de una cruda realidad a otra mucho más placentera:

• Necesito trabajar con pdf con 30 facturas juntas.
• Si no imprimir está muy bien, pero ¿cómo le pongo el sello de contabilizado al PDF?
• Tengo que tener mucho cuidado porque mi cliente me manda la misma factura varias veces.
• Ojo con meter facturas de trimestres cerrados, que ya he presentado el 303.
• La contabilización, para ser automática de verdad, debe saber si las facturas con retención van al 180 o al 190.
• Y muchas otras en las que estamos implementando: analíticas, vencimientos, intracomunitarias…

Y todas tiene dos carcaterísticas comunes: (1) a nivel técnico, con todo el trabajo invisible que ya se ha realizado, no suponen un reto complejo, y (2) no se nos hubieran ocurrido jamás si no nos lo hubieráis pedido.

Ahora ya podéis coger el AVE sin tener que andar hasta la estación. Bueno, a lo mejor un poquito sí, pero estamos trabajando en ello…

PD – Por cierto, que tenemos un nuevo apartado donde puedes votar y proponer sugerencias que te gustaría que incorporemos. Esperamos las tuyas.