Una vez grabados los asientos, sacar el Mayor de una cuenta es posiblemente la tarea que más veces se repite en un departamento contable.
Conseguir el listado de los movimientos de una cuenta es tan sencillo y rápido como teclear su código de cuenta y en un segundo los tenemos en pantalla, listos para consultar, imprimir, etc…
El problema es que si luego necesitas conseguir los documentos asociados a esos movimientos (el “Mayor de documentos”), el proceso es todo lo contrario a sencillo, rápido y eficiente, salvo que hayas utilizado Ubyquo para contabilizar en tu programa contable.
Hay 3 situaciones muy comunes que empiezan sacando el Mayor en el programa contable y acaban buscando documentos en el archivo.
¿Para qué consultamos el Mayor?
- Para depurar el Diario: Revisando los saldos que no cuadran, sacamos el Mayor y nos convertimos en oráculos para encontrar el problema sin ver los documentos (están en los AZ y nos costaría un buen rato localizarlos).
- Para mandarle documentos al cliente: Recibimos la temida llamada del cliente, “Necesito las facturas de…” habitualmente cuando más trabajo tenemos.
- Para recopilar los documentos en una inspección o auditoria.
El siguiente paso: El paseo hasta el archivo
Lo siguiente que hacemos en cualquiera de los casos anteriores es:
- Anotar las referencias de los documentos
- Ir a buscarlos a los AZ
- Fotocopiar/escanear
- Volver a archivarlos
Hay asesorías que no mantienen archivo de los documentos contabilizados por cuestión de espacio u operativa, con lo que o bien no le dan este servicio a tu cliente, o bien tienen que volver a pedirle la documentación.
En cualquier caso, el hecho de depender de documentos papel, no solo introduce una enorme ineficiencia, sino que aumenta la posibilidad de errores y baja la calidad del servicio que ofrecemos a nuestro cliente.
¿Cómo sacar un Mayor de documentos con 1 clic?
Supongamos que necesitamos sacar las facturas y pagos de la cuenta 41001245 Distribuciones Pérez. Sin Ubyquo no queda otra que anotar las referencias que tenemos en el Mayor e ir a buscar documento a documento a los AZ.
Utilizando Ubyquo lo que debo hacer depende de la puntuación del conector que enlaza con nuestro programa contable.
Si uso un conector con 15+
Lo único que tenemos que hacer es repetir en Ubyquo la misma búsqueda que hacemos en el programa contable: escribimos, bien el código “41001245”, bien el nombre de la cuenta “Distribuciones Pérez” pulsamos Intro y en un segundo tenemos el Mayor de documentos listo para consultar, imprimir, enviar por e-mail, etc…
Y no solo con cuentas de clientes y proveedores; lo mismo lo podemos hacer con las contrapartidas 6290000 Gastos varios, las cuentas de impuestos 47200021 IVA 21%…
Si uso un conector menor de 15
Estos conectores no añaden automáticamente a Ubyquo los datos de los asientos, con lo que no permiten buscar por el código de la cuenta, pero sí que mantienen la referencia al número de asiento.
En este caso, la forma de localizar los documentos es muy similar a lo que haces con los AZ: Anota los números de asiento, abre Ubyquo y escribe “AS+Nº Asiento” y lo tendrás al instante. No es tan potente como utilizando los conectores más avanzados, pero aún así te ahorra +90% del tiempo y de los costes comparándolo con un archivo papel.
¿Qué tengo que hacer para poder sacar un Mayor de documentos?
Lo único que tienes que hacer es utilizar Ubyquo para contabilizar los documentos en tu programa contable (ver caso práctico contabilizar sin imprimir). Ubyquo conecta documentos y asientos con un clic en el momento de contabilizar, sin darte más trabajo y eliminando la necesidad de imprimir.
Si prefieres una introducción más corta, descarga e instala Ubyquo completamente gratis y sigue este pequeño tutorial en SlideShare:
¿Y mi cliente podría ver sus documentos?
Si. Solo tienes que tener una cuenta en la nube y tu cliente tendrá acceso a los mismos datos y documentos que tú. El podrá sacarse sus propios Mayores sin tener que llamarte cada vez que necesite un documento.
Tienes toda la info en el tutorial y el caso práctico. Enlaces:
- Descarga Ubyquo
- Consejos instalación
- Ver el tutorial en SlideShare
- Descarga el tutorial en PDF
- Caso práctico
