Aunque han pasado ya unos años, recuerdo perfectamente una clase de Beatriz Muñoz Seca profesora del Departamento de Dirección de Producción, Tecnología y Operaciones del IESE, en la que comentó que hay momentos en los que no queda otra que tomar decisiones, los llamó “los momentos de la verdad”. Muchas veces, la trascendencia que supone este momento, no nos deja ver el alcance y amplitud real de esta decisión.

Lo cierto es que por mi trabajo, veo estas situaciones casi a diario: Para un gerente de un despacho en el que se llevan años, lustros, décadas, trabajando con unos procesos que casi no han variado desde la aparición de Windows, una propuesta de despacho sin papeles y automatización del proceso contable, como poco, descoloca.

¿Cómo analizan el cambio los gerentes de los despachos?

La situación que se plantean es muy simple: He visto una tecnología que si montara hoy mi despacho sería un must-have, pero mi despacho ya tiene una inercia y una forma de hacer las cosas que, aunque en su momento eran las más idóneas, se parece muy poco a lo que acabo de ver.

Y aquí viene el momento de la verdad, porque cualquier decisión que tome tiene riesgo: ¿Qué hago? ¿Cambio la forma de trabajar de mi despacho ahora o espero? Cambiar es complicado, pero como no cambie ¿cómo voy a competir con los que sí que utilicen la tecnología? Si me espero, ¿voy a ser capaz de cambiar cuando tenga el agua al cuello?

Para tomar la decisión de cambiar, en este caso de adoptar cierta tecnología, analizamos necesidades internas/externas, riesgos, nivel de adaptación al cambio de la organización, experiencias pasadas, experiencias de colegas, etc…

Casi todos los puntos anteriores están basados en históricos del pasado. Pero, ¿realmente he puesto encima de la mesa los aspectos diferenciales pasados, presentes y por venir que me ayuden a tonar la decisión correcta?

Según nuestra experiencia, hay ciertos aspectos que el gerente suele tener en cuenta, pero también hay algunos que suelen pasar desapercibidos en esa ponderación de riesgos y os los he querido resumir a continuación.

Lo que se suele tener en cuenta

Cuestiones que habitualmente el Gerente o Director de la empresa previamente se plantea y que tiene respuesta clara cuando opta por el cambio:

• ¿Me ayuda esta tecnología a captar más clientes y de mayor calidad?
• ¿Voy a conseguir que mi organización sea más eficiente aportando más valor/aumentar mis servicios, siendo a la vez, capaz de bajar mis costes operativos?
• ¿Está mi organización preparada para llevar a buen puerto una adaptación y actualización de sus capacidades tecnológicas?
• ¿Puede la tecnología ayudarme a adaptar mis recursos a la demanda del mercado?
• ¿Tengo claro de cómo tiene que ser la empresa que me ayude a implantar esta tecnología?
• ¿Tiene el proveedor tecnológico experiencia ayudando a los usuarios involucrados en el cambio?
• ¿Puedo desarrollar mi actividad con normalidad mientras implanto la solución tecnológica?
• …y por supuesto, ¿lo puedo pagar?

Lo que se suele pasar por alto

Puntos en los que habitualmente el Gerente no tiene en cuenta y que son unos intangibles tremendamente valiosos que enriquecen las organizaciones que son capaces de afrontar el momento de la verdad con un a por ellos:

• Mi equipo va a tener experiencia en la transición y gestión del cambio de la empresa
• Voy a tener mejores profesionales, más formados y más seguros de sus capacidades
• Mi empresa se va a asociar a innovación y a liderazgo tecnológico
• Mis clientes se reflejan en mí a la hora de analizar, comparar y adoptar decisiones tecnológicas
• Somos una empresa con conocimiento (tú y tus empleados) sobre lo que me aporta y sobre lo que no
• He ampliado y mejorado mis diferencias competitivas
• Sé gestionar el cambio en mi organización. Las transiciones y adaptaciones ya no son un trauma y un problema, sino una oportunidad de mejora.
• He encontrado un partner tecnológico que me aconsejará y acompañará en futuras decisiones

No es tecnología, es estrategia

Lo que te quiero transmitir es que cambiar tus procesos no es únicamente una decisión tecnológica, es algo que va a afectar absolutamente a tu empresa a nivel estratégico. Y la reflexión estratégica que creo que deberías hacerte es: Vale, llevo X años trabajando de la misma forma y me habrá ido mejor o peor, pero aquí sigo; ahora, ¿voy a poder trabajar otros X años con mis papeles y mis tareas manuales en un entorno tecnológico que evoluciona a velocidad de vértigo?

En mi último post comparaba la revolución industrial del siglo XIX con la revolución tecnológica que estamos viviendo en el siglo XXI. Si aceptamos esta premisa, y salvando las obvias diferencias, ¿cuantas fábricas de tornillos artesanales conoces?

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