Supongo que la primera reacción al ver el título es preguntarse ¿Cómo va a ser caro algo que es gratis? Para explicarlo me viene a la cabeza Migala poniéndole música a una obra de Julio Cortázar “Cuando te regalan un reloj, te regalan la obligación de darle cuerda, te regalan el miedo a perderlo… No te regalan un reloj, tú eres el regalado”.
Y así es. Volviendo a la prosa, hay cosas que no tienen un coste directo por utilizarlas, pero que hacerlo obliga a realizar ciertos procesos que si que llevan gastos asociados; y utilizar el e-mail para intercambiar documentos con tus clientes es una de ellas.
El intercambio de documentos con los clientes
Los clientes mandan a la asesoría los documentos para contabilizar: Facturas, tickets o extractos del banco, que entregaban en papel, ordenados en carpetas, o no tan ordenados en bolsas de El Corte Inglés, o envueltos en el papel de la pescadería con aromas exóticos… En esto hay anécdotas como para escribir un libro.
Pero como las viejas, aunque no necesariamente buenas, costumbres se van perdiendo, cada vez hay más clientes que envían PDF en lugar de papel utilizando el e-mail, Dropbox o alguno de sus clones, e incluso herramientas específicas para asesorías como los Portales Asesor estándar que ofrecen los fabricantes (A3 Software, Sage, NCS, etc…) o los hechos a medida por asesorías con desarrollo propio usando servidores FTP.
Y bien, si de lo que hablamos es de intercambiar documentos entre asesor y cliente, todas estas herramientas cumplen su cometido y, si lo comparamos con enviar papel, desde luego que son tremendamente eficaces. Entonces, ¿por qué sale caro utilizar el e-mail?
Los costes ocultos del e-mail
Los problemas para la asesoría aparecen después, una vez tiene en su poder los PDF que le ha enviado el cliente para contabilizar. 
Porque, como es tan sumamente incómodo contabilizar utilizando PDF, la mayoría de las asesorías lo que hace es imprimirlos (ver Los 5 motivos por los que las asesorías imprimen todo lo que les llega).
Y es aquí, en el preciso instante en el que el papel entra en nuestros procesos, es donde se fastidia todo y se abre un enorme agujero por el que nuestro dinero se va de la mano de la productividad y de la posibilidad de aprovechar las ventajas que la tecnología nos ofrece.
La forma habitual de contabilizar
Utilizando el e-mail como método de intercambio, el proceso de contabilización más habitual es:
- El cliente manda el PDF por e-mail.
- Llega a la asesoría y se imprime.
- Se prepara junto con el resto de documentos.
- Se graban los datos en el programa contable.
- Se le pone el sello de Contabilizado.
- Se anota una referencia (normalmente un nº de documento o nº de asiento) para encontrarlo luego en el archivo.
- Se archiva en un AZ.
Así se lleva haciendo durante años y, efectivamente, el trabajo se hace con una seguridad razonable de que no nos dejamos nada sin contabilizar, pero a costa de emplear una enorme cantidad de recursos en tareas que no aportan valor.
Los otros problemas asociados al papel
Aún así, si todo el problema se quedara en tener que realizar un proceso de contabilización lento y caro, podría considerarse como algo soportable. Pero la realidad es que necesitar el papel lleva asociados otros muchos problemas que hacen imposible conseguir una productividad adecuada.
- Mantener un archivo físico supone costes de material, de m2 ocupados y, sobre todo, de horas de trabajo buscando documentos.
- Depurar el diario es caro porque hay que levantarse a buscar los documentos que hay que consultar y, en momentos de stress en los que hay poco tiempo de hacerlo, las cuentas se cuadran a capón y… a rezar.
- Teletrabajar es posible, pero muy incómodo. Depender del papel obliga a desplazamientos, a cargar con los AZ… Al final lo más operativo es tener el backoffice en el local de la asesoría ocupando m2 en locales con un alto coste de alquiler.
- Externalizar también es posible y es práctica habitual hacerlo en ciertas áreas como la laboral, pero me obliga a rebotar correos entre cliente y asesoría laboral. Más horas de trabajo que no aportan valor.
- Cumplir con las exigencias de la LOPD en lo referente a garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos, o las medidas de seguridad de nivel alto supone un esfuerzo y una disciplina muy difícil de conseguir.
- Y si además quieres estar preparado ante desastres, tendrás que duplicar el archivo papel fuera de tu oficina.
En resumen, todas estas tareas hacerse, se pueden hacer, pero supone añadir más costes directos y un esfuerzo muy importante en horas de trabajo en tareas puramente administrativas, por tanto, ineficiencia y baja productividad.
El proceso de contabilizar con Ubyquo
Ubyquo no solo proporciona un medio de intercambiar documentos con los clientes, sino que además elimina la necesidad de imprimir para contabilizar. El proceso que hemos visto antes, utilizando Ubyquo junto a nuestro programa contable se reduce a:
- Con un clic el cliente añade los documentos a Ubyquo.
- Los documentos llegan listos para contabilizar y el contable graba los datos en su programa contable sin imprimirlos.
- Otro clic y automáticamente los documentos se sellan, se les anota la referencia y se archivan.
En este vídeo puedes ver como, utilizando Ubyquo conectado a A3ECO, recibimos, contabilizamos, sellamos, anotamos y archivamos una factura en segundos y sin necesidad de imprimirla.
Ubyquo reduce un 66% los costes de contabilización
En resumen, Ubyquo elimina o automatiza todas las tareas de la asesoría excepto la grabación de datos, que se sigue haciendo como hasta ahora, con la diferencia de que no necesitas tener el documento a contabilizar encima de la mesa.
Comparando los costes de los 2 procesos de contabilización, utilizar Ubyquo (que no es gratis) supone un ahorro del 66%respecto a los costes de utilizar el e-mail. Y si en lugar del e-mail, usamos otro método de intercambio (Dropbox, FTP, Portal Asesor…) que tienen su coste, la comparación es aún más favorable al uso de Ubyquo.
¿Y el resto de problemas?
Todos resueltos automáticamente, sin que tengas que perder ni un minuto, ni emplear recursos adicionales:
- No hay archivo físico, no hay gasto de materiales, ni de m2, ni de horas de trabajo levantándote a buscar documentos.
- Depurar la contabilidad es mucho más rápido porque el documento puede verse con 1 clic sin salir del programa contable(*). Menos errores, menos multas, mejor calidad de servicio al cliente.
- Para teletrabajar solo necesitas un ordenador y una conexión a Internet. No hay AZ, no hay desplazamientos a por la documentación… Te puedes plantear sacar el backoffice en el local donde recibes a los clientes y reducir los m2 que necesitas.
- Externalizar es tan sencillo como crearle un usuario al asesor laboral y los documentos que intercambien cliente y asesor laboral les llegarán sin tu intervención y sin que el cliente sepa siquiera quién hace la tarea.
- Te puedes incluso plantear externalizar la grabación de la contabilidad, simplemente creando un usuario a quien se encargue de hacerlo.
- Por utilizar Ubyquo para el intercambio de documentos, ya estás cumpliendo con la LOPD en lo referente a garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos, y además con medidas de seguridad de nivel alto como mantener una copia de respaldo fuera de la oficina y el cifrado de los datos en las transmisiones y soportes.
- Y si ocurre un desastre, no tienes más que instalar de nuevo Ubyquo, te logas y los documentos se descargarán automáticamente desde la nube.
(*) Esta funcionalidad depende de lo avanzado que sea el conector para tu programa contable. Si tu conector no tiene disponible esta función, siempre puedes localizar el documento simplemente escribiendo “AS+NºAsiento” en el cuadro de búsqueda de Ubyquo.
Una nueva forma de trabajar
Las asesorías llevan muchos años sin evolucionar la forma de trabajar, entre otras cosas porque no había alternativas adecuadas. Hoy ya tienes la posibilidad de dar un giro a tu negocio y convertirlo en algo rentable, ágil y ofreciendo servicios de calidad y valor añadido a tus clientes. Y ni siquiera tienes que cambiar tu programa de contabilidad para conseguirlo.
Y volviendo al libro de anécdotas, ¿cuál ha sido el cliente más “original” a la hora de mandarte los papeles?
