Hace unos días, viendo un episodio de la nueva temporada de Homeland, me hizo gracia un chiste bastante negro que cuenta Dana Brody:

• What did the optimist say as he jumped off of a building? So far so good!
• ¿Qué dice un optimista según salta desde un edificio? ¡Por ahora, todo bien!

Ya se que no se deben explicar los chistes, pero voy a ello: El hombre va camino de una muerte segura pero, aunque es consciente de la inevitabilidad del piñazo que se aproxima, como aún no se ha estampado, pues eso, so far, so good. Y esto es lo que me recordó la situación de muchos despachos. Esos despachos que siguen trabajando como hace 20 años, que han pasado por los avances tecnológicos silbando el puente sobre el Rio Kwai, que eso no va conmigo, y que ahora miran las ofertas de la competencia a mitad de precio y miran sus costes y dicen ¿cómo pueden ganar dinero con esos precios? y miran sus clientes así de reojo, y Uf! menos mal que aquí siguen… so far, so good. La pregunta evidente es ¿hasta cuándo?

La tecnología marca la diferencia entre despachos

Estos precios de derribo es posible conseguirlos con una combinación de (i) tecnología y (ii) trasladando al cliente ciertas tareas mecánicas, que serán de mayor o menor alcance según el perfil y la casuística de cada uno y habrá que segmentar tus clientes. Pero en cualquier caso, es la tecnología la que marca las mayores diferencias entre los costes de un despacho tradicional y uno tecnológicamente avanzado. Una reacción muy común que me encuentro cuando hablo de estos temas con gerentes de despachos es que tienden a descalificar el servicio que prestan estos despachos. Hay una tendencia generalizada a equiparar asesoría avanzada tecnológicamente con asesoría low-cost, como si la tecnología solo sirviera para ofrecer servicios baratos y de baja calidad, nada que ver con el espléndido servicio que proporcionan las de toda la vida, por el simple hecho de que unas nadan en papeles y otras, pues no. Por el contrario, como proveedores de soluciones tecnológicas para despachos desde hace más de 6 años, en los últimos meses hemos tenido un aumento exponencial de clientes de despacho de tamaño medio y grande; todos con una aproximación al negocio similar que supone un enfoque absolutamente demoledor para las tradicionales: ofrecer servicios de alto valor añadido a precios asequibles que consiguen porque se apoyan en la tecnología más avanzada para liberar recursos mediante la automatización de tareas y la mejora de sus procesos.

Tecnología, tecnología… ¿Y qué pasa con los conocimientos?

Efectivamente, tecnología sin conocimientos no sirve de nada; pero es que conocimientos sin tecnología es muerte segura. Vamos a verlo con la Fórmula 1 como ejemplo. En 2013, mientras los 2 mejores pilotos, Alonso y Vettel han tenido coches con rendimiento similar, se han turnado en cabeza del Mundial; pero cuando una tecnología (Red Bull) ha evolucionado mucho mejor que la otra (Ferrari), ha sido un monólogo de Vettel, aunque Alonso sea considerado como el mejor piloto del momento. Aún así, esta analogía no refleja del todo bien la diferencia entre un despacho tradicional y otro tecnológicamente avanzado. Entre un Ferrari y un Red Bull hay pequeñas diferencias que no impedirían a un despacho mantenerse cómodamente en el mercado. No. Aquí hablamos de intentar competir con un Seat Panda contra un Fórmula 1. Por muy bueno que seas en tu trabajo, si la tecnología que utilizas para desarrollarlo no está a la altura de la que usa tu competencia, estás muerto. Si empleas tus recursos en mover papeles, grabar asientos, conciliar bancos, etc… ¿cómo vas a competir con alguien que hace estas tareas con la tercera parte de los recursos que tú empleas? y que utiliza ese ahorro de costes para ofrecer servicios de valor añadido o simplemente ofrecer unos precios a los que tu no vas a llegar jamás. Seguro que eres un gran profesional de la asesoría, pero es imposible que compitas con otros de tu nivel si tu vas en un Panda y ellos en un Red Bull. Sobre todo porque la tecnología se ha democratizado enormemente y ahí fuera hay muchos que han dejado ya su Panda y se están subiendo a Red Bulls.

¿Mi despacho es un Seat Panda?

Piensa en la infraestructura tecnológica de tu despacho y comprueba si estás dentro de alguno de estos casos:

• Tus equipos tienen +5 años y usan Windows XP o Vista.
• Los puestos solo tienen 1 monitor de 15″ o 17″.
• Tu red local es un grupo de trabajo, no tiene dominio.
• El servidor es el equipo que nadie quería y funciona con Windows XP.
• Internet es de quita y pon y solo tienen acceso algunos privilegiados.
• Tu página web no cambia desde 1995.
• Si tienes fax y lo sigues utilizando, déjalo, no sigas leyendo. Eres un caso perdido y no te podemos ayudar 😉

Además del equipo informático, comprueba estos puntos referentes a tu equipo humano, incluyéndote a ti:

• Imprimes o fotocopias todo lo que recibes, aunque estás casi seguro que tu multifunción tiene escáner.
• El teletrabajo es lo que hace Matias Prats. Todo el mundo sabe que es imposible que un contable pueda teletrabajar.
• Cuando has actualizado el programa contable, tu equipo ha puesto el grito en el cielo porque han cambiado el icono del Plan Contable.
• Si adoptar tecnología supone cambiar tu forma de trabajar, pues no se adopta y punto.

Pues parece que tengo un Panda… ¿Hay remedio?

A diferencia del suicida, el despacho tiene opciones de sobrevivir distintas a la poco probable aparición instantánea de apéndices alados. La tecnología existe y está al alcance de cualquier despacho, pero tienes que tener claro cuál es el principal problema al que te enfrentas: la inercia de tantos años trabajando de la misma forma que, como al suicida, arrastra al despacho al abismo con ese día a día que se lo traga todo. Esta inercia hace que el cambio de los procedimientos de trabajo requiera de un gran esfuerzo en tiempo & recursos y que, lógicamente, durante este periodo de transición vas a tener un rendimiento general del despacho inferior al que tienes ahora y vas a tener que oir muchas veces eso de “esto lo hacía yo en dos patás” por parte de los más reacios al cambio de tu equipo. Esta es la gran ventaja de los despachos de nueva creación: no tienen vicios heredados de la prehistoria tecnológica y su entorno de trabajo natural es ese al que tu quieres (necesitas) llegar. En resumen, hay remedio, pero hay que espabilar. La gestión del cambio no es inmediata y si quieres empezar 2014 adoptando tecnología para que tu despacho no sea uno de los que van a acabar estrellados, tienes que empezar ya. Aprovecha este periodo del año (noviembre-diciembre) que suele ser el más tranquilo del año aprovéchalo para iniciar la transición. Y si necesitas ayuda, estamos a tu disposición.