Caso práctico para eliminar el papel en tu asesoría

8 de marzo de 20247 de diciembre de 2012 por jamenendez

En la primera parte de este post, enumerábamos los 5 motivos por los que las asesorías imprimen todo lo que reciben en PDF:

Para trabajar con un único formato: recibo papel y PDF, y lo paso todo a papel.
Porque me mandan 50 facturas en un único PDF.
Porque usando PDF no es sencillo saber lo que he contabilizado y lo que no.
Porque no se como poner una referencia al PDF para luego encontrarlos en el archivo.
Porque no quiero tener 2 archivos, uno digital y otro en AZ.

Estos 5 motivos se resumen en uno: imprimimos porque es muy incómodo contabilizar con PDF y, siendo una muy mala opción, no había una mejor hasta ahora.

Vamos a ver un caso práctico de cómo, utilizando Ubyquo, resolvemos todos estos problemas, evitando que tengas que imprimir sin cambiar tu programa contable, reduciendo un 66% el coste del proceso de contabilización y, lo más importante, eliminando las ataduras físicas que están hundiendo la productividad de tu asesoría.

Caso práctico para eliminar el papel

Lo primero que hay que puntualizar es que estamos hablando de eliminar TODOS los documentos papel, no solo facturas, también tickets, extractos bancarios, recibos, etc…

Para realizar este caso práctico debes instalar Ubyquo en 2 ordenadores: uno hará el rol de asesoría y el otro de cliente. Sigue las instrucciones que aparecen en los recuadros.

¿Sabes lo caro que es usar el e-mail en tu asesoría?

8 de marzo de 202416 de noviembre de 2012 por jamenendez

Supongo que la primera reacción al ver el título es preguntarse ¿Cómo va a ser caro algo que es gratis? Para explicarlo me viene a la cabeza Migala poniéndole música a una obra de Julio Cortázar “Cuando te regalan un reloj, te regalan la obligación de darle cuerda, te regalan el miedo a perderlo… No te regalan un reloj, tú eres el regalado”.

Y así es. Volviendo a la prosa, hay cosas que no tienen un coste directo por utilizarlas, pero que hacerlo obliga a realizar ciertos procesos que si que llevan gastos asociados; y utilizar el e-mail para intercambiar documentos con tus clientes es una de ellas.

El intercambio de documentos con los clientes

Los clientes mandan a la asesoría los documentos para contabilizar: Facturas, tickets o extractos del banco, que entregaban en papel, ordenados en carpetas, o no tan ordenados en bolsas de El Corte Inglés, o envueltos en el papel de la pescadería con aromas exóticos… En esto hay anécdotas como para escribir un libro.

Pero como las viejas, aunque no necesariamente buenas, costumbres se van perdiendo, cada vez hay más clientes que envían PDF en lugar de papel utilizando el e-mail, Dropbox o alguno de sus clones, e incluso herramientas específicas para asesorías como los Portales Asesor estándar que ofrecen los fabricantes (A3 Software, Sage, NCS, etc…) o los hechos a medida por asesorías con desarrollo propio usando servidores FTP.

Y bien, si de lo que hablamos es de intercambiar documentos entre asesor y cliente, todas estas herramientas cumplen su cometido y, si lo comparamos con enviar papel, desde luego que son tremendamente eficaces. Entonces, ¿por qué sale caro utilizar el e-mail?

Webinar “Elimina el 100% del papel de tu asesoría”

8 de marzo de 20248 de noviembre de 2012 por jamenendez

El pasado 6 de noviembre os convocamos para asistir al taller online “Elimina el 100% del papel de tu asesoría”.

A continuación encontraréis los enlaces al material del webinar para aquellos que no pudieron asistir y para los asistentes que nos lo han solicitado.

Elimina el 100% del papel de tu asesoría

OBJETIVO: En este webinar vamos a enseñarte cómo eliminar completamente el papel del trabajo diario de tu asesoría, sin cambiar tu programa contable y sin costes iniciales.

La nueva versión de Ubyquo se ocupa de compartir documentos con tus clientes y de ponértelo muy fácil para que puedas contabilizar sin tener que imprimir. Además te regalamos nuestro gestor documental, sin límites y sin compromisos, para que puedas organizar y localizar los documentos ya contabilizados.

Una asesoría libre de papel, además de reducir un 45% los costes por cliente, también es una asesoría sin ataduras físicas, lo que se traduce en poder teletrabajar sin cargar con los AZ, en poder externalizar sin hacer de pasapapeles y, lo más importante, en poder montar un asesoría online sin ningún esfuerzo.

Si te preocupa la competencia de las asesorías online o quieres crear una, tienes que conocer Ubyquo.

¿Por qué las asesorías imprimen todo lo que les llega? (I) Los 5 motivos

8 de marzo de 20247 de septiembre de 2012 por jamenendez

Los documentos de los clientes son con diferencia el mayor lastre que acarrean las asesorías. Es caro imprimirlos, es caro archivarlos y no es que sea caro, es carísimo manipularlos; y ya si se traspapelan podemos estar ante un auténtico desastre.

Asesor recibiendo su dosis de documentos

La cuestión es que hay una parte importante de la documentación que los clientes ya no mandan en papel. La mandan en PDF utilizando el e-mail o Dropbox, o la suben a nuestro servidor web por FTP o al portal asesor que tenemos contratado.

Pero se da la paradoja de que a pesar de haber conseguido eliminar el papel en una parte sustancial de los documentos que se reciben, la práctica más habitual en las asesorías es imprimir todos los PDF que llegan.

Si, parece increíble, pero así es. Nos están poniendo en bandeja la oportunidad de librarnos del papel y de todos sus costes, problemas, limitaciones e ineficiencias, pero volvemos a él inexorablemente. Es como una adicción; somos celulosadictos… o por lo menos lo parecemos.

Digo parecemos porque, salvo casos excepcionales, no hay una patología detrás de esta costumbre de imprimir todo lo que nos llega. La verdad es que se imprime porque, aunque tener los documentos en PDF puede parecer la panacea, hay una serie de problemas que no se han resulto hasta ahora y que llevan nuestro dedo al botón verde de START.

¡Bienvenido al blog de Ubyquo!

8 de marzo de 20249 de julio de 2012 por jamenendez

Aquí encontrarás información sobre cómo mejorar la productividad en tu empresa o actividad profesional introduciendo las nuevas tecnologías en vuestros procesos de trabajo, fundamentalmente todo lo relacionado con Internet, incluyendo la famosa “nube” y la gestión de los documentos.

Las empresas, como las personas, funcionan con unas inercias que, bien por desconocimiento, bien por que siempre se ha hecho así, se hacen impermeables a los avances tecnológicos y llegan a convertirse en absolutos anacronismos con unos ratios de productividad muy por debajo de los que podrían conseguir aplicando pequeños cambios en su forma de trabajar.

Uno de los ejemplos más claros de esta inercia es la forma en la que las empresas manejan sus documentos. Es increíble que en la era de la nube, Google, el iPad y Facebook las empresas sigan manejando sus documentos como hace 20 años. Todas utilizan un sistema de gestión: ERP, CRM, etc… pero los documentos los siguen organizando en carpetas (en papel o en el disco duro) y malgastan miles de horas de trabajo buscándolos, enviando e-mails con archivos adjuntos, corrigiendo errores por no tener los últimos cambios…

En siguientes entradas te ayudaremos a detectar esos agujeros de productividad y te propondremos opciones para solucionarlos de la forma menos traumática posible. Esperamos que os sean de utilidad.

Estaremos encantados de recibir tus comentarios y sugerencias en el mail blog@ubyquo.com.

Muchas gracias por tu atención!!