********* ACTUALIZACIÓN 11 MAYO 2016 *******
Hoy 11 de mayo de 2016 presentamos oficialmente el nuevo módulo de bancos de Ubyquo conectado con Sage Despachos, Sage Murano, A3ECO, A3CON… e incluye todas las peticiones que nos han hecho los despachos en los últimos años:
- Que los movimientos se descarguen solos
- Que concilie automáticamente y que aprenda
- Que contabilice en mi programa contable con mi Plan Cuentas
- Que no duplique movimientos que ya he contabilizado
- Que use el diario para conciliar
- Que use la cartera de efectos para conciliar
- Que lea los ficheros de remesas
- Que pueda gestionar VISA & Caja
- Que mi cliente pueda consultar sus bancos desde el móvil
- Que pueda ver la factura asociada al movimiento
- Que los efectos que concilie los deje como cobrados/pagados
En este webinar mostramos a asesorías, despachos y departamentos contables cómo automatizar y eliminar 3 de las tareas administrativas rutinarias que más perjudican su productividad sin aportar valor añadido a sus clientes.
Vídeo parte 1: Introducción
Webinar contabilización automática facturas y bancos (1 de 5) – Introducción a Contamática 100
Vídeo parte 2: Demo uso conjunto ContaNet y Contamática 100
Webinar contabilización automática facturas y bancos (2 de 5) – Demo uso conjunto ContaNet y Contamática
Vídeo parte 3: Demo uso Import43
Webinar contabilización automática facturas y bancos (3 de 5) – Demo uso
Vídeo parte 4: Introducción a Ubyquo
Webinar contabilización automática facturas y bancos (4 de 5) – Introducción a Ubyquo
Vídeo parte 5: Demo uso conjunto Contaplus y Ubyquo
Narración vídeo parte 1: Introducción
Por experiencia, lo que más suele llamar la atención es la contabilización automática, y se tiende a subestimar el daño que el uso del papel hace a la asesoría. Yo lo comparo con el colesterol. Es un asesino silencioso. Cómo siempre ha estado allí, no nos damos cuenta del daño que hace hasta que es demasiado tarde y nuestra asesoría se ha muerto de ineficiencia.
Cómo muestra, esto que ves aquí es todo lo que necesitas para montar una asesoría sin papeles: Teléfono, ordenador, Internet, un programa contable y una página web. Nada más. Compara el coste de esta estructura con la que necesitas en una asesoría que trabaja con papeles: Oficina, impresoras, toner, armarios…
Y además hablamos de las opciones que te ofrece la nube: Trabajar desde cualquier sitio, acceso simultáneo a los datos desde cualquier sitio que permite trabajar en equipo, incluso con colaboradores externos. Todo esto lo pierdes en el momento en el que dependes del papel para trabajar.
Pero esto lo veremos en la 3ª parte. Ahora vamos a empezar con lo primero, que es la contabilización automática de facturas con 100% de aciertos con Contamática.
Bueno, pues cómo sabéis, cuando hablamos de procesar documentos de forma automática, siempre entra en juego un software de OCR. OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres y es básicamente un programa que examina un documento escaneado – una factura en este caso – e intenta extraer datos coherentes.
Hay varias opciones en el mercado que seguro que conocéis. Los usuarios de A3 tienen el A3Scan, los de Logic y Contaplus tienen el e-Scandoc y el resto tienen ContaRapid, que es compatible con un montón de programas contables.
Bueno y si ya hay soluciones, ¿porque la gran mayoría de los contables siguen picando las facturas? La respuesta la da un problema técnico y es que no existe el OCR perfecto; de hecho la tasa máxima de aciertos no pasa del 80%, con lo que alguien tiene que revisar estos datos.
Es decir, que tenemos sistemas automáticos, pero no del todo, porque no tienes la seguridad de que lo que el OCR ha detectado es lo correcto, con lo cuál, alguien lo tiene que revisar; y con los sistemas anteriores que te instalas en tu ordenador, ese alguien eres tu.
Esta es la principal deferencia que tiene Contamática. Nosotros podemos validar por ti y darte el 100% de aciertos que necesitas.
Contamática también usa un OCR, peo esta en la nube. Y el nuestro tampoco es perfecto, pero nosotros ponemos un equipo de personas que comprueban, corrigen y completan los datos que salen del OCR para que no tengas que preocuparte por hacerlo tu y puedas emplear tu tiempo en tareas que aporten valor a tu cliente.
Además, cómo no lo instalas en tu ordenador, no tienes que pagar licencias, ni tienes que hacer plantillas. Pulsas un botón y te olvidas. Pero yo creo que esto es mejor verlo en acción, así que vamos a pasar a la demo.
Vamos a ver paso a paso el proceso. Empezamos añadiendo las facturas a Navegadoc, que ahora os diré lo que es. Desde aquí, las facturas se envían al OCR a nuestros servidores y cuando terminan de procesarse, nuestros operadores las comprobarán y corregirán para que todos los datos estén correctos. Una vez que terminen, recibiremos esos datos y Navegadoc se encargará de comparar lo que recibimos con los datos contables para generar los asientos automáticamente y terminar el proceso exportándolos al programa contable.
Antes de seguir, os aclaro lo que es cada cosa. Ubyquo, que lo habéis visto al principio, es un gestor documental. Un gestor documental es un sitio donde se guardan los documentos y también utiliza AZ; pero son unos AZ muy especiales. En lugar de tener los AZ en un armario como los tenéis ahora, los AZ de Ubyquo están conectados al programa contable, lo que te da muchísmas ventajas que luego veremos.
Bien. Esto es Ubyquo, pero ¿y Navegadoc? Bueno, Navegadoc no es más que Ubyquo + Contamática, el servicio de OCR en la nube.
Narración vídeo parte 4: Introducción a Ubyquo
Bueno, pues estamos en la era de la nube. Con los teléfonos y tablets nos hemos acostumbrado a poder hacer cualquier cosa desde cualquier sitio y esto ya se está trasladando a las empresas. Pero no a todas. Asesorías y despachos no pueden subirse a la nube, porque tienen el gran problema de que dependen del papel; y papel y nube se llevan muy mal.
Ubyquo se ha desarrollado precisamente para ayudaros a desterrar el papel sin cambiar vuestro programa contable. Es una solución para gestionar la documentación compuesta por:
- Un gestor documental
- Un sistema para compartir documentos en la nube
- Y un sistema de conexión con tu programa contable
Y si, ya se lo que estás pensando. Otra forma de compartir documentos, otro gestor documental. Como si no hubiera ya suficientes.
¿Cuantos sistemas para compartir documentos hay?
Tenemos los tradicionales de la asesoría: e-mail, servidores FTP y el Portal Asesor de A3.
Y además cada día aparece un nuevo disco duro en la nube: Dropbox, SkyDrive, Mega…
¿Cuentos gestores documentales hay?
Pero si Contaplus tiene uno desde hace 20 años. Hace unos meses salió el A3DOC y si ya hablamos de los generalistas, los contamos por decenas.
Y es verdad pero, y si hay tantas soluciones, ¿cómo es posible que las asesorías sigan imprimiendo?
Se imprime porque trabajar con papel es mucho más cómodo que trabajar con un PDF.
Porque está muy bien recibir PDF por Dropbox pero, ¿cómo les pongo el sello de contabilizado?, ¿cómo gestiono PDFs que tienen 50 facturas? No se puede. O más bien, se puede, pero no compensa.
Y así, entre la inercia de muchos años trabajando igual y la falta de comodidad, las asesorías seguís siendo dependientes del papel y seguís sin poderos subir a las ventajas de la nube.
¿Por qué imprimen las asesorías?
En Quantyca nos propusimos daros una solución para que podáis desprenderos por fin del papel. Para conseguirlo, teníamos que resolver 4 retos:
- Que intercambiar docs con vuestros clientes sea sencillo y eficiente.
- No podéis tardar un cuarto de hora en preparar docs con 50 facturas.
- Tenéis que poder grabar los asientos con la misma comodidad que teniendo el doc impreso encima de la mesa; y tenéis que poder ponerle el sello de contabilizado.
- El archivo debe permitiros encontrar los docs por las referencias contables.
Y además de estos 4 retos, nos auto-impusimos uno más y es que conseguir esto no os suponga más horas de trabajo. Porque si Ubyquo resuelve los 4 retos, pero tenéis que dedicarle horas y horas de trabajo, al final nos pasará como al resto de gestores documentales: no lo vais a utilizar.
Bueno vamos a pasar ya a la demo. Aquí vamos a ver un caso de uso de una asesoría que utiliza a3eco para llevar la contabilidad y Ubyquo para poder hacerlo sin papeles.
Dejo en pantalla los 4 retos e iremos viendo cómo los vamos resolviendo con Ubyquo.
Muchas gracias por tu atención.
